Jakie są różnice między listem intencyjnym a umową przedwstępną?

Czy list intencyjny o współpracy jest wiążący? Jakie są skutki uchylania się od zawarcia umowy przyrzeczonej najmu komercyjnego?

W poprzednim artykule dotyczącym aspektów prawnych najmu nieruchomości komercyjnych  wyjaśnialiśmy, że czynnością poprzedzającą zawarcie ostatecznej umowy najmu lokalu komercyjnego może być podpisanie przez strony listu intencyjnego. W dzisiejszej publikacji, Anna Dąbek, adwokat z wieloletnim doświadczeniem w branży nieruchomości komercyjnych, odpowie na pytania pochodne, które często zadają klienci naszej kancelarii prawnej:

1. Kiedy podpisuje się umowę przedwstępną i list intencyjny?
2. Czy list intencyjny o współpracy jest wiążący?
3. Jakie są skutki uchylania się od zawarcia umowy przyrzeczonej najmu komercyjnego?
4. Jakie są różnice między listem intencyjnym a umową przedwstępną?
5. Czy określenie terminu do zawarcia umowy właściwej jest obligatoryjne?
6. Jakie są skutki uchylania się od podpisania umowy przyrzeczonej najmu (zakres szkody)?

Kiedy podpisuje się umowę przedwstępną i list intencyjny?

Wynajmujący oraz najemca mogą zdecydować się na podpisanie listu intencyjnego lub zawarcie umowy przedwstępnej. Oba rozwiązania mają charakter przygotowawczy i znajdują zwykle zastosowanie w sytuacjach, w których strony muszą spełnić określone warunki umowy np:

• dana powierzchnia musi zostać zdana przez dotychczasowego najemcę,
• konieczne jest wypowiedzenie innej umowy na lokal
• wynajmujący musi uzyskać pozwolenie na budowę / użytkowanie wynajmowanego obiektu.
• Jakie są różnice między listem intencyjnym a umową przedwstępną?

List intencyjny jest zawierany w toku lub przed przystąpieniem do negocjacji, natomiast umowa przedwstępna po uzgodnieniu kluczowych postanowień docelowej umowy najmu. W liście intencyjnym strony deklarują zamiar prowadzenia negocjacji w celu zawarcia umowy najmu, bez wskazywania konkretnych warunków tej umowy, a wskazując jedynie ogólne ramy negocjacji.  Umowa przedwstępna to umowa, w której jedna lub obie strony zobowiązują się do zawarcia w przyszłości oznaczonej umowy przyrzeczonej najmu, a której istotne postanowienia powinny być już w tej umowie przedwstępnej określone.

Zasadnicza różnica pomiędzy listem intencyjnym a umową przedwstępną najmu dotyczy także stopnia związania stron oraz zakresu odpowiedzialności kontraktowej. Umowa przedwstępna stanowi konstrukcję uregulowaną w art. 389–390 Kodeksu cywilnego i rodzi określone skutki prawne w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, podczas gdy list intencyjny  – co do zasady – takiego skutku nie wywołuje.

Odmienność przejawia się również w tym, że list intencyjny nie posiada odrębnej regulacji prawnej i funkcjonuje w obrocie gospodarczym w oparciu o praktykę oraz zasady ogólne prawa cywilnego.

Co musi zawierać umowa przedwstępna?

Umowa przedwstępna dla swojej ważności musi zawierać istotne postanowienia umowy najmu (art. 389 § 1 Kodeksu cywilnego). Do jej elementów obligatoryjnych należą oznaczenie:

• przedmiotu najmu
• czynszu należnego wynajmującemu (art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego).

Umowa przedwstępna może również zawierać szersze regulacje, przewidując np. prawo odstąpienia, kary umowne, zasady prowadzenia prac wykończeniowych, które zostaną następnie ujęte i rozwinięte w treści umowy najmu nieruchomości komercyjnej, biurowej czy magazynowej.

Czy określenie terminu do zawarcia umowy właściwej jest obligatoryjne?

Oznaczenie terminu zawarcia umowy najmu  w umowie przedwstępnej jest elementem fakultatywnym. Jego brak nie powoduje nieważności umowy. Jeśli w treści umowy przedwstępnej strony go nie określiły, powinno to nastąpić w odpowiednim terminie wyznaczonym przez stronę uprawnioną do żądania zawarcia umowy  najmu.

W sytuacji, gdy uprawnienie to przysługuje zarówno, wynajmującemu, jak i najemcy i każdy z nich wyznaczył inny termin, wiążący jest termin ustalony przez stronę, która wcześniej złożyła oświadczenie. Niewyznaczenie daty w okresie roku od dnia zawarcia umowy przedwstępnej pozbawia stronę prawa do żądania zawarcia umowy najmu (art. 389 § 2 Kodeksu cywilnego).

Jakie są skutki uchylania się od podpisania umowy przyrzeczonej najmu (zakres szkody)?

W razie uchylania się od obowiązku zawarcia umowy najmu, strona poszkodowana (która liczyła na jej finalizację) uprawniona jest do żądania naprawienia szkody (art. 390 § 1 Kodeksu cywilnego).

Strony zawierając umowę przedwstępną, angażują swój czas oraz często zobowiązują się do zachowania wyłączności negocjacyjnej, w następstwie czego rezygnują z prowadzenia rozmów z innymi potencjalnymi kontrahentami, mimo istnienia realnej możliwości zawarcia alternatywnej umowy w tym samym okresie. Utrata tej alternatywnej możliwości kontraktowej stanowi utraconą korzyść wynikającą z samego faktu związania się umową przedwstępną, którą strona poszkodowana może dochodzić.

Odszkodowaniem nie mogą być objęte utracone korzyści, które byłyby możliwe do pozyskania w związku z realizacją umowy najmu. Przykładowo:  najemca nie jest uprawniony do dochodzenia odszkodowania obejmującego prognozowane dochody z działalności gospodarczej, którą zamierzał prowadzić w wynajmowanym lokalu komercyjnym. Analogicznie, wynajmujący nie może domagać się od najemcy (z którym zawarł umowę przedwstępną) utraconego czynszu albo  rekompensaty odpowiadającej różnicy pomiędzy czynszem przewidzianym w niezrealizowanej umowie przyrzeczonej a czynszem uzyskanym na mniej korzystnych warunkach w relacji z innym najemcą.

Niezależnie od ogólnej reguły kodeksowej, strony mogą umownie zmodyfikować zakres odszkodowania. Nie ma zatem przeszkód, aby strona poszkodowana żądała nie tylko zwrotu niezbędnych wydatków i nakładów poczynionych w nadziei na zawarcie umowy najmu nieruchomości komercyjnej, ale także potencjalnych strat i utraconych korzyści z tytułu niedojścia tej umowy do skutku np. spodziewanego a utraconego czynszu (tzw. dodatni interes umowny), o ile strony wyraźnie tak postanowią w treści umowy przedwstępnej. Strony mogą również rozszerzyć obowiązek odszkodowawczy o karę umowną z tytułu niezawarcia umowy najmu.

Dochodzenie zawarcia umowy najmu na drodze sądowej

Możliwość doprowadzenia do zawarcia umowy najmu lokalu komercyjnego na drodze sądowej istnieje tylko wtedy, gdy umowa przedwstępna została zawarta w formie ustawowo lub umownie zastrzeżonej dla umowy najmu. W praktyce obrotu nieruchomościami komercyjnymi oznacza to najczęściej zwykłą formę pisemną.

Warto przypomnieć, że jeżeli umowa najmu ma zostać zawarta na okres dłuższy niż jeden rok, powinna zostać sporządzona na piśmie – w przypadku niedochowania tej formy, przyjmuje się, że umowa została zawarta na czas nieoznaczony (art. 660 Kodeksu cywilnego).

Zdarza się, że strony zastrzegają wyższą formę dla umowy przyrzeczonej, na przykład formę z podpisami notarialnie poświadczonymi, z datą pewną albo formę aktu notarialnego. W takiej sytuacji również umowa przedwstępna musi zostać zawarta w tej samej formie, aby możliwe było skuteczne dochodzenie zawarcia umowy najmu przed sądem. Brak zachowania wymaganej formy zamyka drogę do takiego roszczenia.

W jakim terminie można zgłaszać roszczenia wynikające z umowy przedwstępnej?

Należy także pamiętać o terminach. Roszczenia wynikające z umowy przedwstępnej można zgłaszać w ciągu roku od dnia, w którym umowa najmu miała zostać zawarta.

Już na etapie umowy przedwstępnej warto skutecznie zabezpieczyć interesy stron. Zadbać należy,  zarówno o treść umowy, jak i o jej właściwą formę, które zdecydują o realnych możliwościach późniejszego dochodzenia praw. Aby ograniczyć odpowiedzialność, można wprowadzić do umowy przedwstępnej zapisy warunkujące jej skuteczność (np. „umowa najmu zostanie zawarta pod warunkiem uzyskania pozwolenia na budowę obiektu przez wynajmującego”) lub ograniczające odpowiedzialność do określonej kwoty (np. kara umowna/kwotowe odszkodowanie). Można też zastrzec, że umowa przedwstępna wygasa w razie niespełnienia określonych warunków w umówionym terminie.

Porównanie listu intencyjnego i umowy przedwstępnej

Podsumowując, umowa przedwstępna kreuje względem stron zobowiązanie do zawarcia w przyszłości umowy przyrzeczonej, a jej treść powinna obejmować istotne postanowienia przyszłej umowy najmu. Niedochowanie tego zobowiązania może skutkować przede wszystkim możliwością dochodzenia zawarcia umowy najmu na drodze sądowej oraz odpowiedzialnością odszkodowawczą. Odpowiedzialność ta ma charakter kontraktowy i wynika bezpośrednio z niewykonania zobowiązania.

Odmienny charakter ma list intencyjny, który co do zasady nie kształtuje obowiązku zawarcia umowy najmu, a jedynie wyraża intencję stron co do dalszego prowadzenia negocjacji. W konsekwencji jego naruszenie nie prowadzi do odpowiedzialności za niewykonanie zobowiązania w rozumieniu prawa zobowiązań. Ewentualna odpowiedzialność stron może aktualizować się jedynie na gruncie odpowiedzialności przedkontraktowej, w szczególności w przypadku prowadzenia negocjacji w złej wierze lub ich nieuzasadnionego ich przerwania.

W praktyce oznacza to, że umowa przedwstępna zapewnia stronom wyższy poziom bezpieczeństwa prawnego, wiążąc je obowiązkiem kontraktowym, natomiast list intencyjny pozostaje instrumentem o charakterze organizatorskim i negocjacyjnym, który co do zasady nie sankcjonuje samego faktu odstąpienia od dalszych rozmów. Różnica ta ma istotne znaczenie przy wyborze właściwej formy dokumentu, zwłaszcza w transakcjach najmu o dużej wartości lub długoterminowym charakterze.

Jak zabezpieczyć swoje interesy podczas podpisywania listu intencyjnego lub umowy najmu nieruchomości komercyjnej?

Jak widać powyżej, już na etapie podpisywania listu intencyjnego lub umowy przedwstępnej można uniknąć pewnych ryzyk i zabezpieczyć swoje interesy. Jeżeli trafili Państwo na naszą analizę prawną i doczytali Państwo do tego momentu, oznacza to, że szukają Państwo kompleksowych rozwiązań prawnych dotyczących nieruchomości komercyjnych. Zdajemy sobie sprawę, jak dużym wyzwaniem może być zawarcie długoterminowego kontraktu z zachowaniem bezpieczeństwa swojego interesu. Dlatego zapraszamy również na niezobowiązującą wstępną konsultację prawną w sprawie Państwa umowy najmu czy kompleksowej obsługi prawnej najmu nieruchomości komercyjnych.

Autorka niniejszej publikacji – adwokat Anna Dąbek, oraz kancelaria prawna CCLaw od wielu lat zajmują się obsługą prawną nieruchomości komercyjnych w centrach handlowych, parkach handlowych, biurowych i magazynowych. Przygotowywane przez naszych prawników umowy najmu spełniają wymagania funduszy inwestycyjnych i banków. Doradzamy zarówno wynajmującym, jak i najemcom.

Umów się na niezobowiązującą konsultację prawną

Inne analizy prawne dla branży nieruchomości

• List intencyjny a obowiązek kontraktowania w najmie komercyjnym
• Fotowoltaika na centrum handlowym – sprzedaż i rozliczanie energii z najemcami