List intencyjny a obowiązek kontraktowania w najmie komercyjnym

Czym jest list intencyjny zawierany przed umową najmu lokalu komercyjnego i jaką odpowiedzialność ponoszą strony za niedotrzymanie jego zobowiązań?

Podpisanie umowy najmu nieruchomości komercyjnej to finalny etap procedowania współpracy. Często przed zawarciem finalnej umowy najmu lokalu handlowego, powierzchni biurowej czy powierzchni magazynowej, strony przyszłego kontraktu decydują się na określenie ram współpracy w formie tzw. listu intencyjnego (ang. Letter of Intent, LOI). Dokument ten wyraża wolę podjęcia negocjacji lub zamiar stron zawarcia umowy najmu w przyszłości, w sytuacji, gdy – z określonych względów – nie są one jeszcze gotowe do podpisania jej ostatecznej wersji. Wynajęcie lokalu komercyjnego to duże ryzyko i odpowiedzialność, zdarza się więc, że obie strony umowy chcą wykonać pewne czynności weryfikacyjne, które zapewnią im bezpieczeństwo. Tutaj „intuicja” to za mało – liczą się twarde dane i dobrze skonstruowane zabezpieczenia prawne i finansowe.

Charakter prawny listów intencyjnych

List intencyjny co do zasady nie jest oświadczeniem woli w rozumieniu art. 60 KC i nie rodzi skutków zobowiązaniowych, chyba że strony wyraźnie nadały mu taki charakter. List intencyjny nie przesądza o powstaniu zobowiązania, lecz stanowi wyraz aktualnych intencji stron, zazwyczaj formułowanych na etapie poprzedzającym właściwe negocjacje albo w ich toku. Co do zasady nie tworzy on jednak zobowiązania do zawarcia umowy najmu nieruchomości komercyjnej. Jego charakter prawny jest niejednoznaczny – może być traktowany jako wyraz intencji, plan działania. W ramach listu intencyjnego strony mogą wstępnie uzgodnić opis celu (np. zamiar zawarcia umowy najmu lokalu handlowego), kluczowe warunki przyszłej umowy (takie jak zakres i ramy negocjacji np. minimalna i maksymalna stawka czynszu, która będzie negocjowana, okres najmu lokalu lub innej powierzchni), a także zobowiązać się do lojalnego prowadzenia negocjacji dotyczących innych warunków przyszłej umowy oraz zachowania poufności przekazywanych informacji.

Kiedy list intencyjny będzie miał charakter umowy obligacyjnej?

List intencyjny nie jest instytucją uregulowaną w przepisach prawa. Nie jest umową przedwstępną ani nie stanowi oferty. Zdarza się jednak, że w dokumencie nazwanym jako ”list intencyjny” strony określają elementy zobowiązujące – w takich wypadkach dokument traci charakter listu intencyjnego i będzie umową obligacyjną (Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 27.08.2013 r., I ACa 100/13 – list intencyjny nie jest umową przedwstępną, może być jednak umową obligacyjną, jeśli zawiera zobowiązania). Zatem należy ostrożnie formułować jego zapisy, gdyż nieprawidłowo sformułowany może spowodować nieoczekiwaną przez strony odpowiedzialność kontraktową.

Jedna ze stron nie dotrzymuje postanowień LOI – jaką odpowiedzialność ponosi?

Podpisanie listów intencyjnych co do zasady nie ma wiążącego charakteru i nie daje podstawy do dochodzenia roszczeń przed sądem, o ile odmienny reżim odpowiedzialności nie został zastrzeżony przez strony w samej treści dokumentu. Inny niż niedefinitywny charakter listu intencyjnego musi wynikać jasno z jego treści i być uzasadniony konkretnymi okolicznościami.
Strona “zrywająca” postanowienia LOI może odpowiadać z tego tytułu, że w złej wierze negocjowała warunki umowy, w szczególności, jeśli rozpoczęła lub prowadziła negocjacje bez zamiaru zawarcia umowy najmu danej nieruchomości. W takiej sytuacji jest obowiązana do naprawienia szkody, jaką jej potencjalny partner poniósł przez to, że liczył na finalizację kontraktu. Ryzyko odpowiedzialności przedumownej może powstać także wówczas, gdy negocjacje są np. w sposób nieuzasadniony przedłużane, strona odmawia udostępnienia niezbędnych informacji lub gdy stawia wygórowane, nierealne do wykonania warunki umowy najmu. Ciężar udowodnienia winy spoczywa w takim przypadku zawsze na stronie poszkodowanej.

Odpowiedzialność strony uchylającej się od wypełnienia postanowień listu intencyjnego dot. umowy najmu nieruchomości komercyjnej

Strona uchylająca się od wypełnienia LOI odpowiada jedynie za szkody poniesione w związku z prowadzonymi rokowaniami i przystąpieniem do negocjacji (w tym utracone korzyści), a nie za korzyści możliwe do uzyskania z umowy, która nie doszła do realizacji. Wynajmujący nie mógłby zatem dochodzić utraconego czynszu, jaki potencjalnie miałby zagwarantowany na gruncie niedoszłej do skutku umowy najmu.

Poszkodowany kontrahent może oczekiwać zwrotu rzeczywistych strat powstałych w rezultacie przygotowania się do negocjacji (np. kosztów ekspertyz, badań, wydatków na dojazdy). W świetle najnowszej linii orzeczniczej, wydaje się, że rozmiarem szkody może być objęty także utracony zysk, jaki wynajmujący mógł uzyskać od innego najemcy, gdyby nieefektywne negocjacje z dotychczasowym partnerem nie były prowadzone albo utracony przez najemcę zarobek w czasie, gdy negocjował umowę (wyroku Sądu Najwyższego z 30.07.2024 r., II CSKP 2407/22).

Jak uniknąć odpowiedzialności przedkontraktowej dot. umowy najmu?

Aby uniknąć odpowiedzialności przedumownej, strona przed przystąpieniem do rozmów nt. najmu nieruchomości komercyjnej powinna jasno zasygnalizować kontrahentowi, że jej celem jest uzgodnienie warunków umowy, a ewentualne podjęcie decyzji o zawarciu umowy najmu nastąpi dopiero po zakończeniu negocjacji. Może również wskazać, że jej intencją jest przygotowanie wstępnego projektu umowy najmu, której tekst zostanie porównany z tekstami umów proponowanymi przez inne podmioty. Jeśli strona w toku negocjacji zdecyduje, że nie ma zamiaru zawarcia umowy, powinna o tym niezwłocznie powiadomić partnera i zakończyć dalsze pertraktacje. W takiej sytuacji nie naraża się na zarzut niewłaściwego postępowania w fazie przedkontraktowej. Ważne jest też zastrzeżenie w samym dokumencie listu intencyjnego odpowiednich klauzul wyłączających odpowiedzialność stron w przypadku niepodpisania umowy czy braku sfinalizowania negocjacji (Wyrok SO w Warszawie z 5.06.2013 r., XX GC 208/11 – kluczowe znaczenie ma literalna treść listu; klauzula wyłączająca odpowiedzialność eliminuje roszczenia odszkodowawcze).

Jak zabezpieczyć swoje interesy podczas podpisywania listu intencyjnego lub umowy najmu nieruchomości komercyjnej?

Najem nieruchomości komercyjnych jest obarczony większym ryzykiem niż najem nieruchomości mieszkalnych. Jak widać powyżej, już na etapie podpisywania listu intencyjnego można uniknąć pewnych ryzyk i zabezpieczyć swoje interesy. Jeżeli trafili Państwo na naszą analizę prawną i doczytali Państwo do tego momentu, oznacza to, że szukają Państwo kompleksowych rozwiązań prawnych dotyczących nieruchomości komercyjnych. Zdajemy sobie sprawę, jak dużym wyzwaniem może być zawarcie długoterminowego kontraktu z zachowaniem bezpieczeństwa swojego interesu. Dlatego zapraszamy na niezobowiązującą wstępną konsultację prawną w sprawie Państwa umowy najmu czy kompleksowej obsługi prawnej najmu nieruchomości komercyjnych.

Kancelaria prawna CCLaw od wielu lat zajmuje się obsługą prawną nieruchomości komercyjnych w centrach handlowych, parkach handlowych, biurowych i magazynowych. Przygotowywane przez naszych prawników umowy najmu spełniają wymagania funduszy inwestycyjnych i banków. Doradzamy zarówno wynajmującym, jak i najemcom. Zapraszamy do zapisu na niezobowiązującą konsultację poprzez formularz poniżej.

Umów się na niezobowiązującą konsultację prawną

Inne analizy prawne dla branży nieruchomości

• Jakie są różnice między listem intencyjnym a umową przedwstępną?
• Fotowoltaika na centrum handlowym – sprzedaż i rozliczanie energii z najemcami